CASE: Het Grote Zorgdebat

8 maart 2021 – In de Zuilenzaal van Felix Meritis vindt Het Grote Zorgdebat plaats, in aanloop naar de Tweede Kamerverkiezing. Een stevig openbaar debat, georganiseerd als een ‘coronaproof’ online evenement. De debatterende politici zijn wel fysiek aanwezig, het publiek – met name zorgprofessionals – is aangewezen op de livestream. Op ruime afstand van elkaar debatteren elf vertegenwoordigers van verschillende politieke partijen, onder leiding van Donatello Piras, aan de hand van vier vooraf geformuleerde stellingen over de toekomst van de zorg. Ook de duizenden online kijkers kunnen reageren op deze stellingen, via een speciale website; dit interactieve onderdeel wordt gepresenteerd door Aldith Hunkar.

Het Grote Zorgdebat 2021 in Felix Meritis

Al vóór de zomer van 2020 hadden de organiserende zorgorganisaties* de knoop doorgehakt. De derde editie van het Grote Zorgdebat – in 2021 – moest een online event worden. Want een grote bijeenkomst met 1.700 tot 2.000 zorgprofessionals in de zaal, zoals bij edities 2012 en 2017, dát zat er dus voorlopig niet meer in. De keuze voor online betekende dat er in de aanloopfase minimaal twee nieuwe vragen opdoemden: wat is de beste technische partner voor een online event en welke locatie is het meest geschikt om een groot online debat te organiseren?

Communicatieadviseur Rika Strik, die namens de artsenfederatie KNMG elke editie van Het Grote Zorgdebat organiseert, kan zich die aanloopfase nog goed herinneren. “Met de betrokken zorgpartners, waarvan de KNMG er één is, focusten we in eerste instantie vooral op de keuze van het technische bureau. We startten een selectieprocedure, inclusief pitchronde, waarin LiveOnlineEvents als beste partij uit de bus kwam. Zij waren het die ons vervolgens wezen op de mogelijkheden van de Zuilenzaal van Felix Meritis als debatlocatie.”

Belevenis én fantastisch internet

Voor LiveOnlineEvents – het eventorganisatiebureau dat zich sinds 2009 volledig richt op hybride events – was Felix Meritis geen onbekende locatie. Zij organiseerden hier al diverse online en hybride events, waarbij ze bij voorkeur gebruikmaakten van het héle pand. “Vooral omdat wij vinden dat ook een online event een belevenis moet zijn,” vertelt Gerdie Schreuders van LiveOnlineEvents. “Net als bij fysieke evenementen is de locatie daarin een wezenlijk onderdeel. De locatie moet een mooie plek zijn, zoals Felix Meritis, waar je de online bezoeker helemaal mee kunt nemen in het verhaal van je event. Ook is een mooie locatie heel belangrijk voor de sprekers bij een event, omdat wij vinden dat je sprekers moet behandelen als VIPs. Daar hoort bij dat je ze gastvrij ontvangt op een mooie of bijzondere locatie, dat je ze alle aandacht geeft en bijvoorbeeld zorgt voor echt goede koffie. Ook daarin scoort Felix Meritis supergoed.”

Nóg een absoluut pluspunt van Felix Meritis is de aanwezigheid van ‘fantastische internetverbindingen’. “Dat hebben ze goed voor elkaar. Wij hadden voor dit event een website laten bouwen die minimaal 50.000 bezoekers tegelijk kon hosten en werkten met dubbele servers en internetlijnen. Echt een mega-uitdaging, die zij daar goed aan kunnen.”

Grandeur en cachet

Rika Strik (KNMG) ging op aanraden van LiveOnlineEvents op locatiebezoek bij Felix Meritis en viel meteen voor de uitstraling en de sfeer van het gebouw. Maar ook voor de ‘authenticiteit’ van de Zuilenzaal. “Die hebben we zichtbaar kunnen maken in de uitzending: je kon zien dat het debat niet in een studio was, maar in een echte zaal, met een prachtige raampartij en originele onbewerkte zuilen. Toen ik er voor de eerste keer binnenkwam, zag ik meteen welke mogelijkheden de Zuilenzaal had. Daar hebben we tijdens de uitzending ook dankbaar gebruik van gemaakt. De cameraman adviseerde ons bijvoorbeeld om de deur naar het trappenhuis open te zetten, zodat er meer diepte ontstond achter debatleider Donatello Piras. Daardoor kwam het robuuste trappenhuis goed in beeld en werd de mooie ouderdom van het gebouw zichtbaar. Die grandeur, die het gebouw ook na de verbouwing heeft behouden, gaf echt cachet aan het online event.”

Faciliterende zorg

Eigenlijk was Het Grote Zorgdebat voor Felix Meritis zelf een beetje vreemde eend in de bijt en zeker geen business as usual. Bij veel evenementen zijn ze namelijk niet alleen maar eventlocatie, maar zijn ze ook organisatorisch of productioneel betrokken. Dat was hier niet het geval; ook de Livestream Studio waar de locatie over beschikt, werd bij dit event niet ingezet. “Dat heeft onder meer te maken met het feit dat het debatformat al vaststond en dat het event heel strak was voorbereid door de KNMG en partners,” vertelt Dennis Scheffers. Hij is new business & sales manager van Amerpodia, de collectieve organisatie waar Felix Meritis toe behoort. “Daarnaast was LiveOnlineEvents al betrokken als partner, op inhoudelijk niveau en op het gebied van techniek, opname en logistiek. Dus daarin was allemaal volledig voorzien. Onze rol was daarom vooral faciliterend en beperkte zich tot de zorg voor de zaal, de catering en andere randzaken.”

Een zee aan zalen en service-minded personeel

Dat mag dan zo zijn, die faciliterende rol vervullen ze wel met verve. Zowel Rika Strik als Gerdie Schreuders geeft een hele grote plus voor het grote aantal zalen dat de locatie kan inzetten. Zo was voor dit online event niet alleen de Zuilenzaal in gebruik, maar ook de hal/receptieruimte op de begane grond en de Husly Lounge op de 6^e verdieping. In de hal werden alle gasten – mét goeie koffie – ontvangen en vervolgens begeleid naar de sfeervolle lounge, waar men in afwachting van het debat gebruik kon maken van visagie en catering. En toen op de eventdag bleek dat de Zuilenzaal niet groot genoeg was om zowel het live debat als de techniek en regie onder te brengen, werd direct de naastgelegen Concertzaal – toevallig vrij die dag – ingericht als regieruimte.

Ten slotte doet ook het personeel van Felix Meritis véél meer dan louter faciliteren, aldus Rika Strik. “Zij zijn zeer service-minded. Denken niet alleen met je mee, maar zijn daarin ook proactief en oplossingsgericht, voortdurend bereid om snel en ad hoc dingen voor je te regelen. Bijvoorbeeld: omdat de deur naar het trappenhuis werd opengezet, moest het rustig zijn in de hal. Omdat er op dat moment nog meer groepen in het gebouw waren, was het zaak om daarin te acteren en iedereen te informeren. Die professionaliteit leveren ze meteen en ongevraagd.”

* Deze zorgpartijen waren betrokken bij de organisatie van Het Grote Zorgdebat 2021: Actiz, FBZ, Federatie Medisch Specialisten, GGD-GHOR Nederland, KNGF, KNMG, KNMP, KNMT, LAD, LHV, de Nederlandse ggz, NFU, NVM, NVZ, Patiëntenfederatie Nederland, RegioPlus, Skipr, V&VN, VGN, ZKN en ZN.